Nagekeo.prioritas.co.id – Pasca resmi dilaunching beberapa waktu lalu, Pemerintah Kabupaten Nagekeo akhirnya sukses menerapkan tanda tangan elektronik via aplikasi Srikandi dalam hal penerbitan surat kedinasan di lingkungan Pemkab Nagekeo.
Surat perdana yang menggunakan Aplikasi Srikandi ini adalah Surat edaran penerapan aplikasi Srikandi di lingkup Pemerintah Kabupaten Nagekeo, NO: 100.3.4.2/Protokompimngk/41/12/2023 yang terbit pada Kamis (14/12/2023). Surat tersebut ditandatangani oleh Bupati Nagekeo Johanes Don Bosco Do menggunakan tanda tanda elektronik dalam aplikasi.
Kepala Seksi Pengelola dan Pemanfaatan Kearsipan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten Nagekeo Maryanti Labha Tonga menjelaskan bahwa surat tersebut melewati beberapa verifikasi sebelum diterbitkan secara sah. Surat keluar tersebut bermula dari Kadis Perpustakaan dan Kearsipan kemudian masuk ke Asisten lll selaku Verivikator 2 dilanjutkan ke Sekda selaku Verivikator 3 dan berakhir di meja Bupati.
“Di sana Bapak Bupati baca dulu suratnya setelah setuju baru Bapa Bupati bubuhkan tanda tangan elektronik yang nantinya akan secara otomatis akan dikirim ke setiap SKPD, selanjutnya setiap Pimpinan perangkat Daerah membuka surat dan melakukan disposisi” papar Yanti.
Aplikasi ini lanjut Yanti Tonga dapat diakses menggunakan HP android maupun PC berupa Website. Setelah aplikasi ini didownload kemudian di login dari masing-masing user oleh admin perangkat Daerah. Aplikasi Srikandi memiliki beberapa fitur seperti fitur penciptaan arsip yang meliputi pembuatan, penandatangan, pengiriman dan penerimaan naskah dinas secara elektronik antar instansi pemerintah. Selain itu terdapat fitur penggunaan arsip oleh pengguna yang berhak, peminjaman arsip dan fitur penyusutan arsip yang meliputi pemindahan dan pemusnahan arsip.
“Fitur yang ada di di dalamnya itu memuat Beranda, Administrasi, Unit kerja, Jabatan dan pengguna yang merangkap sebagai pencatat surat dibuat oleh admin perangkat Daerah” jelas Yanti Tonga.
Selain surat keluar dari Bupati, Yanti mengatakan penggunaan tandatangan elektronik juga sudah dilakukan oleh BK-Diklat dalam mengaploud surat perintah melaksanakan tugas (SPMT) oleh Kepala BK-DIKLAT Eusabius Ebo.
Yanti yang juga bertugas sebagai admin Pemda ini mengungkapkan, penerapan aplikasi SRIKANDI dalam setiap lingkungan Kementerian/Lembaga/Instansi pemerintah diharapkan dapat meningkatkan kualitas dan akuntabilitas dalam kearsipan serta menjadi memori kolektif bangsa karena pengelolaan informasi berbasis digital dapat terekam dengan baik dan memudahkan koordinasi antar pemerintah.
“Nanti ke depan semuanya kita pakai aplikasi ini karena memang lebih hemat biaya dan lebih mudah sebab bisa dilakukan di mana saja” ungkapnya.
Kata Dia dalam percepatan Srikandi dan arsip dinamis terdapat 4 instrumen yang perlu diperhatikan yaitu jadwal retensi arsip, tata naskah dinas sesuai Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas, klasifikasi arsip, dan klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis.
Lebih jauh Yanti mengungkapkan behwa keberhasilan penerapan aplikasi Srikandi ini tentu terletak pada peran, kolaborasi, dan komitmen yang kuat dari seluruh stakeholder di lingkungan pemerintah yang berkaitan sehingga tertib arsip, tranformasi digital dalam kearsipan, dan penyelenggaraan SPBE dapat terwujud.
“Kami sudah punya rencana nanti untuk melaksanakan pelatihan bagi admin di setiap perangkat Daerah, yang pastinya aplikasi ini akan terus kita gunakan ke depan” pungkasnya. (***)
